Nous avons besoin de cela au format PEPPOL.
Si cela semble déroutant, vous n’êtes pas seul. De nombreuses petites entreprises et freelances entendent parler de PEPPOL pour la première fois, bien qu’il ait discrètement changé la façon dont les entreprises et les gouvernements échangent des factures à travers l’Europe.
Dans cet article, nous examinerons ce qu’est PEPPOL, comment il fonctionne, et pourquoi il pourrait être utile de s’y familiariser — même si vous dirigez une entreprise individuelle ou si vous ne travaillez qu’avec quelques clients.
PEPPOL, en termes simples
PEPPOL signifie Pan-European Public Procurement Online. Il a débuté comme un projet de l’UE visant à simplifier la manière dont les entreprises envoient des factures et d’autres documents commerciaux aux administrations publiques. Avant PEPPOL, chaque pays — parfois chaque département gouvernemental — avait son propre système. C’était un véritable chaos.
PEPPOL a été conçu pour remédier à cette situation. Il a créé une manière unique et standardisée d’envoyer et de recevoir des éléments tels que des factures, des commandes et des détails d’expédition — au-delà des frontières, sans étapes supplémentaires.
Mais voici le fait : il ne s’agit plus seulement d’appels d’offres publics ou de contrats gouvernementaux. PEPPOL est devenu un outil pratique pour les affaires quotidiennes, et des entreprises dans des endroits comme l’Australie, le Japon et Singapour l’utilisent également désormais.
Ainsi, que vous travailliez avec un ministère à Paris ou un client à Oslo, PEPPOL pourrait bientôt faire partie de votre flux de travail — si ce n’est pas déjà le cas.
Pourquoi devriez-vous vous en soucier si vous êtes un freelance ou une petite entreprise ?
Nous comprenons — si vous n’envoyez que cinq factures par mois, vous pourriez penser que vous n’avez pas besoin d’un « réseau » pour cela. Mais PEPPOL résout quelques problèmes que vous avez peut-être déjà rencontrés.
Il vous aide à être payé sans délais
Imaginons que votre client dispose de systèmes automatisés de son côté. Si vous envoyez une facture standard, quelqu’un doit l’ouvrir, vérifier les chiffres, peut-être les ressaisir dans leur logiciel. Des erreurs se produisent, des retards surviennent.
Avec PEPPOL, votre facture va directement dans leur système — aucune manipulation manuelle n’est nécessaire. Cela signifie moins d’erreurs et souvent, des paiements plus rapides.
Il vous fait gagner du temps
Une fois que votre logiciel de facturation est configuré pour utiliser PEPPOL, vous n’avez pas à télécharger des fichiers sur différentes plateformes ou à vous conformer à des règles de formatage. Vous créez la facture comme vous le feriez normalement, et le système s’occupe du reste.
Alors, comment fonctionne réellement PEPPOL ?
Pensez-y comme à un bureau de poste sécurisé pour les documents commerciaux. Voici une idée approximative de ce qui se passe en coulisses :
Vous créez votre facture en utilisant votre logiciel de facturation.
Ce logiciel se connecte à un Point d’Accès certifié — une sorte de courrier numérique.
Le Point d’Accès trouve le Point d’Accès de votre client et livre la facture, en utilisant un format que les deux systèmes comprennent.
Vous n’avez pas besoin d’apprendre le XML ou de vous occuper de la configuration technique. Toutes les parties complexes sont gérées par votre fournisseur. Votre tâche ? Créer la facture comme d’habitude et appuyer sur « envoyer ».
Que pouvez-vous envoyer via PEPPOL ?
La plupart des petites entreprises n’utiliseront PEPPOL que pour la facturation, mais le réseau prend en charge plus que cela :
Commandes
Mises à jour d’expédition
Notes de crédit
Catalogues de produits
Cette fonctionnalité s’avère particulièrement utile si vous collaborez avec des clients importants qui souhaitent tout automatiser. Le format structuré de PEPPOL rend cela possible.
Débuter avec PEPPOL : Un guide simplifié
Il n’est pas nécessaire de restructurer intégralement votre entreprise pour commencer à utiliser PEPPOL. Voici une méthode simple pour démarrer :
- Utilisez un logiciel compatible
Certains outils de facturation — tels que Maginvoice — sont déjà connectés au réseau PEPPOL. Vous n’avez rien de spécial à faire hormis l’activer. - Vérifiez si votre client accepte PEPPOL
Cela devient courant pour les clients publics, et de nombreuses grandes entreprises le préfèrent également. Il suffit de demander — ils vous informeront généralement immédiatement. - Essayez d’envoyer une facture test
La plupart des systèmes vous permettront d’effectuer un essai. Une fois que cela fonctionne, le processus devient naturel.
Choisir un fournisseur PEPPOL : Points à considérer
Si vous comparez les options ou élaborez un flux de travail avec votre comptable ou développeur, voici quelques éléments à vérifier :
Le fournisseur est-il un point d’accès PEPPOL certifié ?
Peuvent-ils gérer les services SMP et SML (qui sont comme des annuaires pour acheminer votre facture) ?
Le système est-il fiable et évolutif si votre entreprise se développe ?
S’intègre-t-il harmonieusement avec les logiciels que vous utilisez déjà ?
La bonne nouvelle est que, pour la plupart des indépendants et des petites entreprises, votre outil de facturation gère tout cela en arrière-plan.
Un mot rapide sur Chorus Pro
En France, la plateforme Chorus Pro est l’endroit où toutes les factures destinées au secteur public sont envoyées. La bonne nouvelle ? Elle est compatible avec PEPPOL.
Ainsi, si vous travaillez avec un client lié au gouvernement, l’utilisation de PEPPOL garantit que votre facture arrive exactement où elle doit — dans le bon format et sans étapes supplémentaires.
Un regard vers l'avenir
La France prévoit un déploiement progressif de la facturation électronique obligatoire pour toutes les transactions B2B à partir de 2026. Selon la taille de votre entreprise, vous pourriez devoir vous conformer d’ici 2026 ou 2027.
PEPPOL n’est pas le seul format accepté — mais c’est l’un des principaux, et il fonctionne déjà dans toute l’UE.
Même si vous n’êtes pas encore obligé de l’utiliser, commencer maintenant signifie :
- Vous évitez le stress lorsque les échéances approchent
- Vous établissez des flux de travail plus fluides avec les grands clients
- Vous êtes payé plus rapidement avec moins d’échanges de courriels
Réflexions finales
PEPPOL peut sembler technique au premier abord, mais en pratique, c’est un gain de temps. Il vous aide à acheminer les factures là où elles doivent aller, dans un format que vos clients peuvent traiter instantanément.
Vous n’avez pas à changer votre façon de travailler — utilisez simplement un outil de facturation qui prend en charge PEPPOL, et le reste se fait en arrière-plan.
C’est un petit pas maintenant qui pourrait vous faire gagner beaucoup de temps plus tard.
Prêt à essayer PEPPOL ?
Avec Maginvoice, vous pouvez créer et envoyer des factures conformes à PEPPOL directement depuis votre compte — sans configuration supplémentaire, sans code, sans confusion.
Nous aidons les indépendants et les petites équipes à rester conformes, à travailler plus rapidement et à envoyer de meilleures factures à travers l’Europe.
