Que vous soyez freelance, à la tête d’une petite entreprise, ou que vous débutiez en tant que prestataire de services, il arrive un moment que nous affrontons tous :
Comment puis-je réellement envoyer une facture en bonne et due forme ?
Vous effectuez une recherche Google du type « facture dans Word, » ou « générer une facture en PDF gratuitement » — et soudain, vous êtes submergé par des modèles, des outils, des publicités et une multitude de conseils contradictoires.
Simplifions donc les choses.
Dans cet article, nous vous montrerons :
Comment créer une facture professionnelle dans Word ou PDF — 100% gratuit
Quels champs sont requis (en particulier en France ou dans l’UE)
Comment s’assurer que votre facture est légale, légitime et vous permet d’être payé
Et pourquoi des outils comme Maginvoice peuvent vous faire gagner du temps et réduire le stress (avec des factures Word et PDF gratuites, prêtes en quelques secondes)
Pouvez-vous créer une facture dans Word ou PDF gratuitement ?
Oui, vous le pouvez absolument.
Word est un excellent point de départ — en particulier si vous débutez et souhaitez contrôler la mise en page et l’image de marque. Vous pouvez rédiger la facture manuellement ou utiliser un modèle gratuit (nous en avons créé quelques-uns — nous y reviendrons plus tard).
Une fois terminé, il vous suffit d’exporter ou d’enregistrer au format PDF, et de l’envoyer à votre client.
👉 C’est simple, mais l’inconvénient est que… tout est manuel.
Vous devez :
Saisir chaque numéro de facture à la main
Calculer vous-même les totaux et les taxes
Ajouter ou supprimer les mentions légales en fonction de votre statut
Suivre qui a payé et qui ne l’a pas fait (généralement dans un tableur)
Cela convient pour vos premières factures, mais devient rapidement une corvée une fois que votre entreprise se développe.
Que doit inclure une facture ?
Que vous utilisiez Word, PDF ou un outil de facturation, votre facture doit inclure les bonnes informations pour être légalement valide — en particulier en France et dans toute l’UE.
Voici ce qu’il faut inclure :
🔖 Informations sur le vendeur
- Votre nom complet ou raison sociale
- Votre adresse
- Numéro SIRET (en France)
- Numéro de TVA (le cas échéant)
- Email / téléphone
🧾 Informations sur le client
- Nom du client ou raison sociale
- Leur adresse
- Numéro SIRET/TVA si connu
📅 Détails de la facture
- Numéro de facture (doit être unique et séquentiel)
- Date de la facture
- Date d’échéance du paiement
- Conditions de paiement (par exemple 30 jours)
- Date de livraison (le cas échéant)
💼 Description du travail
- Liste claire des produits ou services
- Quantité et prix unitaire
- Sous-total (hors taxe)
- TVA (le cas échéant)
- Total TTC
📢 Mentions légales
- Si vous êtes exonéré de TVA (auto-entrepreneur) : « TVA non applicable, article 293 B du CGI »
- Pénalités de retard : « Pénalités de retard : 3 fois le taux légal + indemnité forfaitaire de 40 € »
💰 Informations de paiement
- Coordonnées bancaires (IBAN/BIC)
- Ou mention d’une autre méthode (PayPal, Stripe, etc.)
Exemple : Comment créer une facture dans Word (étape par étape)
Ouvrez un document vierge ou utilisez un modèle
Vous pouvez trouver des modèles de facture gratuits en ligne — ou télécharger notre modèle de facture Word gratuit (version freelance + PME).Saisissez les informations de votre entreprise et du client
Assurez-vous que les noms, adresses et numéros SIRET sont corrects.Ajoutez votre numéro de facture et la date
Veillez à ce qu’il soit unique et séquentiel (par exemple 2024-001, 2024-002…)Énumérez vos services ou produits
Décrivez clairement vos prestations. Ajoutez la quantité et le prix unitaire.Calculez les totaux
Ajoutez le sous-total (HT), la TVA le cas échéant, et le total TTC.Incluez les mentions légales
Si vous n’appliquez pas de TVA, incluez la mention d’exonération. Notez également les délais de paiement et les pénalités.Enregistrez au format PDF Dans Word : Fichier → Enregistrer sous → Choisissez PDF. Votre facture est maintenant prête à être envoyée !
Qu’en est-il des générateurs de factures PDF gratuits ?
Vous avez probablement vu des sites web proposant de « générer gratuitement des factures en PDF ». Certains fonctionnent correctement, particulièrement pour des besoins ponctuels.
Cependant, nombre d’entre eux :
Vous contraignent à vous inscrire ou à créer un compte
Ne respectent pas les règles fiscales locales (telles que les mentions légales françaises)
Ne sauvegardent pas vos données ni ne suivent les paiements
Ont un aspect générique et ne sont pas personnalisables
Si vous avez simplement besoin d’une facture rapide, ils peuvent convenir.
Mais si vous souhaitez paraître professionnel et rester organisé, ce n’est pas suffisant.
Une méthode plus rapide et intelligente : Utilisez Maginvoice
Voici ce que vous pouvez faire avec :
✅ Créer des factures en quelques secondes — légales, personnalisées et prêtes à être envoyées
✅ Les exporter instantanément en PDF (ou même les envoyer via Chorus Pro / PEPPOL)
✅ Suivre les paiements et être notifié si un client est en retard
✅ Envoyer des devis et les convertir en factures
✅ Conforme à la TVA française et aux mentions légales
✅ Entièrement gratuit pour commencer — sans frais cachés ni ventes additionnelles
C’est comme Word, Excel et votre comptable — réunis en un seul endroit, mais beaucoup plus simple d’utilisation.
Vous pouvez vous connecter, créer une facture, la télécharger en PDF et l’envoyer — le tout en moins de 2 minutes.
En résumé — Quelle est la meilleure façon de générer une facture gratuite ?
Si vous débutez ou n’avez besoin d’envoyer qu’une seule facture :
Vous pouvez créer votre facture dans Word, l’enregistrer en PDF et l’envoyer par e-mail
Assurez-vous d’inclure les mentions légales appropriées (SIRET, informations TVA, etc.)
Téléchargez l’un de nos modèles gratuits pour faciliter la tâche
Mais si vous souhaitez :
Passer moins de temps à formater
Paraître plus professionnel
Rester organisé et conforme
Et réellement suivre qui a payé et quand…
Alors essayez Maginvoice Il fait tout ce que Word et PDF peuvent faire — plus rapidement, plus proprement et 100% légal pour la France et l’Europe.
